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Le norme tecniche europee per i servizi di Facility Management

10 marzo 2009

(Tratto da “FMI, Facility Management Italia” n.3, Marzo 2009)

 

 

La recente emanazione delle prime linee guida normative raccomandative a livello europeo da parte del CEN nei settori del FM e della manutenzione immobiliare rappresenta un fondamentale contributo per la guida e il supporto del mercato dei servizi integrati. Gli operatori della committenza e delle imprese possono ora contare su un pacchetto di norme già approvate o in fase di approvazione che forniscono utili criteri orientativi in materia di processi, terminologia, qualità e contrattualistica.

 

Il contesto normativo europeo per i servizi di Facility Management

Il quadro normativo volontario europeo sul FM, dopo la recente diffusione da parte del CEN, l’ente di normazione europeo, delle prime linee guida a carattere raccomandativo, si arricchisce di nuovi significativi progetti normativi, offrendo numerosi elementi di riflessione sia sul piano tecnico-processuale che su quello organizzativo-gestionale.

L’iniziale intuizione della necessità di avviare un processo di normazione all’interno del mercato del FM è stata del NEN, l’ente di normazione olandese, a cui si deve la formulazione nel 2002 della prima norma settoriale di un paese europeo (NEN 2748 “Termini e definizioni del FM”).

Nel 2003, in risposta alla proposta olandese di estendere tale processo a livello europeo, viene costituita la Commissione europea CEN/TC348 “FM”.

Da quel momento il lavoro svolto con il contributo attivo di tutti i paesi europei coinvolti, tra cui l’Italia attraverso l’UNI, ha portato nel 2007 alla pubblicazione ufficiale delle due norme EN 15221-1 “Terminologia e definizioni del FM” e EN 15221-2 “Linee guida per la predisposizione di un contratto di FM” e all’attivazione di quattro nuovi progetti normativi, la cui approvazione è prevista entro il 2009 (prEN 15221-3 “Linee guida per la qualità nel FM”, prEN 15221-4 “Tassonomia del FM”, prEN 15221-5 “Processi del FM” e prEN 15221-6 “Misurazione degli spazi per il FM”).

In realtà, l’iniziativa olandese è nata nel medesimo contesto politico, economico, sociale e normativo europeo in cui la domanda sempre crescente di strumenti di supporto allo sviluppo del mercato dei servizi di FM individuava proprio nell’unificazione normativa una soluzione efficace al superamento delle numerose barriere che si andavano creando tra gli operatori del settore, al fine di migliorare la trasparenza negli approvvigionamenti, le procedure di certificazione ed i mezzi di comunicazione tra gli stakeholders, e di fornire regole nella contrattazione e supportare i committenti nella definizione delle proprie esigenze. Oltre a ciò, a causa delle evidenti differenze che si manifestavano tra i paesi europei est-ovest e nord-sud, si riconosceva – nell’ambito dello stesso processo normativo avviato – un’opportunità di notevole interesse proprio a vantaggio dei mercati del sud e dell’est Europa, nella prospettiva di un innalzamento dei livelli di competitività.

 

 

 

Le prime norme europee per il FM

 

I gruppi di lavoro WG1 e WG2, a cui la Commissione CEN/TC 348, a partire dal 2003, aveva affidato l’obiettivo di disegnare un modello del FM, definendone la terminologia e le definizioni ad esso connesse e, parallelamente, le procedure contrattuali, hanno scontato un’iniziale difficoltà di approcciare alle suddette complesse differenze del mercato, particolarmente accentuate anche dalle diverse lingue, culture, visioni e pratiche presenti nei diversi paesi.

Pur in presenza di questa oggettiva difficoltà iniziale di approccio, lo sviluppo del processo di normazione è proceduto fondandosi sulla co-partecipazione attiva e costruttiva dei diversi enti normatori dei paesi europei, giungendo all’approvazione delle due prime norme nel luglio del 2006.

 

• La norma EN 15221-1

La norma EN 15221-1 “Terminologia e definizioni del FM” si pone l’obiettivo prioritario di superare le divergenze negli approcci e nei linguaggi tra i vari paesi europei, attraverso la definizione di un modello comune di FM, la descrizione delle relative funzioni, la precisazione del campo di applicazione e la specificazione della terminologia di settore. Costituisce, pertanto, la base per tutte le norme successive, ponendosi come documento di indirizzo essenziale.

I termini e le definizioni proposte e finalizzate alla lettura univoca del modello di FM illustrato nella norma, ne descrivono attori, relazioni, funzioni, parametri e output principali con riferimento al processo integrato che in esso è descritto.

La definizione di FM rimanda ad una logica di “integrazione di processi nell’ambito di una organizzazione per mantenere e sviluppare i servizi concordati che supportano e migliorano l’efficacia delle attività primarie”.

Il modello di FM proposto dalla norma è costruito intorno a una specifica “organizzazione”, ai suoi “processi primari” e alle interrelazioni gestite a livello “strategico”, “tattico” e “operativo” tra domanda e offerta di servizi integrati.

Scopo prioritario del FM è, quindi, il bilanciamento tra le richieste in termini di servizi integrati da parte della domanda e la risposta in termini di fornitura degli stessi da parte dell’offerta, in un corretto rapporto tra “requisiti” e “prestazioni” e tra “qualità” e “costi”.

Figura 1 - Il modello di processo del FM delineato dalla norma EN 15221-1

 

 

• La norma EN 15221-2

La norma EN 15221-2 “Linee guida per la predisposizione di un contratto di FM” offre i criteri base per regolamentare i rapporti tra il committente e il fornitore dei servizi di FM.

Lo scopo della norma mira, in particolare, a promuovere e migliorare le relazioni transfrontaliere tra committenti e fornitori di servizi di FM, anche al fine di minimizzare dispute e contestazioni e favorire una maggior standardizzazione delle reciproche basi di accordo contrattuale.

Con questo obiettivo vengono identificati i “tipi di accordi” di FM e le relative “caratteristiche” e forniti suggerimenti e indicazioni in merito alla stesura dei contratti (struttura, fasi di preparazione, clausole da prevedere in caso di disputa, attribuzione di diritti e doveri tra le parti, ecc.).

Il campo di applicazione della norma abbraccia una gamma assai articolata di servizi, in ambito pubblico e privato e per tutti i tipi di ambiente lavorativo (industriale, commerciale, amministrativo, sanitario, ecc.).

La procedura di predisposizione di un contratto di FM viene descritta attraverso tutte le sue fasi consequenziali di sviluppo operativo e vengono indicati tre principali metodi di determinazione dei prezzi (somma forfettaria, tariffa unitaria, “costo plus”) e di pagamento, con particolare riferimento al riconoscimento degli incentivi e delle “opportunità di risparmio”  favoriti da parte del fornitore.

 

 

Le norme in fase di approvazione

Il progetto normativo avviato dalla Commissione CEN TC 348 è attualmente concentrato su quattro nuove norme messe in cantiere e sviluppate sulla base delle due norme quadro già approvate.

Queste norme, attualmente in corso di approvazione, rappresentano un significativo ed ulteriore lavoro di approfondimento ed ampliamento del modello di FM già assunto, con l’obiettivo, in particolare, di descriverne nel dettaglio processi e procedure inerenti in particolare agli aspetti centrali della qualità, del benchmarking e della misurazione delle prestazioni.

 

• La norma prEN 15221-3

La norma prEN 15221-3 “Linee Guida per la qualità nel FM” evidenzia il difficile quanto arduo tentativo di trasferire i dettami della norma ISO 9001 al mercato del FM, allo scopo di ottenere, migliorare e misurare la qualità nel campo specifico di applicazione dei servizi integrati di FM.

Il percorso obbligato che conduce alla massimizzazione della congruenza e della conformità tra le esigenze e le aspettative di qualità poste alla base della soddisfazione del cliente, parte dalla traduzione delle “esigenze” esplicite ed implicite in “requisiti” oggettivi.

In questa direzione, nel processo di costruzione del sistema “esigenze-requisiti”, assume fondamentale importanza la corretta definizione dei “Key Performance Indicator – KPI” e dei “Service Level Agreement – SLA”, elementi questi determinanti per una puntuale realizzazione di capitolati di appalto su base prestazionale.

 

• La norma prEN 15221-4

La norma prEN 15221-4 “Tassonomia del FM” si pone lo scopo di realizzare un sistema di classificazione dei servizi di FM prioritariamente finalizzato a costruire una struttura per inquadrare le analisi di benchmarking in ambito europeo, definendo le interrelazioni tra gli elementi e la struttura gerarchica che caratterizzano i servizi stessi, i termini ad essi associati e i principi per la definizione dei costi. La struttura di classificazione si fonda sui concetti di base già introdotti dalla norma 15221-1, che vedono il campo di applicazione del FM suddiviso in due macro-gruppi: spazio-infrastrutture, persone-organizzazione.

Figura 2 - Il modello di definizione dei costi dei servizi di FM delineato dalla norma prEN 15221-4

 

 

 

• La norma prEN 15221-5

La norma prEN 15221-5 “Processi del FM” riepiloga e chiarisce concetti già espressi nelle altre norme, attraverso schemi esemplificativi del processo di FM a livello strategico, tattico e operativo, applicabili da parte di committenti e fornitori di servizi.

 

• La norma prEN 15221-6

La norma EN 15221-6 “Misurazione degli spazi per il FM” nasce allo scopo di uniformare a livello europeo i criteri e metodi per il calcolo delle superfici degli edifici, al fine di stabilire una base comune di riferimento per la pianificazione, la progettazione, la gestione delle aree e degli spazi in funzione in particolare degli aspetti di costo e benchmarking.

 

 

Le norme europee per i servizi di manutenzione

 

Sempre in ambito CEN opera a livello europeo la Commissione CEN TC 319 “Maintenance”, concentrando la propria attività sui servizi di manutenzione.

Su questo fronte si segnalano in particolare la produzione della norma EN 15341 “Indicatori di prestazione per la manutenzione” e della norma prEN 15331 “Criteri di progettazione, gestione e controllo dei servizi di manutenzione degli immobili”, attualmente in fase di approvazione.

La norma 15341 del 2007 fornisce e classifica un sistema di indicatori per misurare le prestazioni nell’ambito della manutenzione di un edificio prendendo in considerazione l’insieme degli aspetti tecnici, economici ed organizzativi che influenzano le prestazioni e rispetto ai quali vengono misurati, valutati, confrontati e controllati i relativi risultati in funzione degli obiettivi di qualità prefissati.

La metodologia adottata per la selezione e l’utilizzo degli indicatori di prestazione per la manutenzione è basata sullo sviluppo di una fondamentale fase propedeutica di analisi e definizione degli obiettivi di qualità che si intendono perseguire attraverso il servizio di manutenzione.

La norma prEN 15331 costituisce il recepimento europeo della norma quadro italiana UNI 10604:1997 per i servizi di manutenzione rivolti agli immobili¹.

 

Figura 3 - Il modello di processo dei servizi di manutenzione per gli immobili delineato dalla norma prEN 15331

Il progetto di norma, in tal senso, recepisce il notevole lavoro di approfondimento e di studio già condotto dall’UNI in materia di manutenzione dei patrimoni immobiliari (Sottocommissione 3 della Commissione “Manutenzione”), ratificando un modello processuale comune per la progettazione, la gestione e il controllo dei servizi di manutenzione.

Dalla lettura del modello emerge tutta la complessità del processo di gestione della manutenzione di un immobile che deve prioritariamente relazionarsi e uniformarsi alle indicazioni scaturenti dalle strategie adottate della proprietà, al fine di modulare coerenti politiche e strategie di servizio manutentivo in un’ottica di efficienza, efficacia, economicità e qualità.

 

 

 

Prospettive di sviluppo

Il recente significativo sviluppo della produzione normativa CEN sul fronte dei servizi di FM e degli specifici servizi di manutenzione dimostra l’avvio di un progressivo e ormai condiviso processo di consolidamento e di sviluppo della cultura del/per il mercato a livello europeo, non solo più limitato ai più avanzati paesi nordeuropei (specie Gran Bretagna e Olanda).

Il passo successivo deve necessariamente comprendere un opportuno e idoneo adeguamento delle competenze di management specialistico settoriale, un’effettiva adozione da parte dei paesi europei delle indicazioni raccomandative prodotte, una concreta applicazione delle linee guida nella pratica operativa, nonchè una sistematica raccolta e condivisione, tra gli operatori, delle “informazioni di ritorno”, al fine di sperimentare ed eventualmente implementare e migliorare i contenuti tecnici e metodologici che si è inteso ratificare attraverso le norme stesse.

Un pacchetto di linee guida normative, dunque, che si è fatto carico fondamentalmente di interpretare l’esigenza e di innescare il tentativo di dare riconoscibilità al mercato dei servizi di FM e di manutenzione, di definirlo nelle sue caratteristiche peculiari e di rappresentarlo uniformemente a livello istituzionale, politico ed economico in ambito europeo.

La strada da compiere su questo versante è ancora lunga e difficile, ma oggi esistono importanti coordinate di indirizzo normativo che consentono di orientare e supportare il mercato in modo mirato e condiviso.

 

 

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Note

¹ Cfr. al riguardo C. Molinari, La normativa tecnica per i servizi di manutenzione immobiliare, in “FMI Facility Management Italia”, n.0/2007.

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Maria Laura Simeone*

* Coordinatrice “Progetti Speciali” Terotec, Componente Comitato Scientifico “FMI”

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Tags: facility management, normativa, unione-europea

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