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Un self service della conoscenza a portata di mouse: il centro di documentazione biomedica del Niguarda di Milano

(Tratto da ” L’Ospedale “ n 1, 2011)

È indubitabile che l’adozione di soluzioni self service ha spesso lo scopo di ridurre i costi aziendali, ma mettere l’utente in grado si servirsi da sé può anche essere il modo per consentirgli di usufruire più velocemente e senza limitazioni logistiche e temporali di un servizio.

Questa filosofia ha improntato il nuovo Centro di Documentazione Biomedica del Niguarda di Milano che ha operato un salto di anni luce nella modalità di fruizione della informazione medico scientifica, in larga parte ancora mediata dalla figura dell’esperto documentalista, ma volta alla piena autosufficienza del professionista nella consultazione delle banche dati bibliografiche, anche grazie alla introduzione di sistemi informativi esperti.

In questo senso, il sito web della biblioteca ha svolto una funzione di primo piano sostituendo, anche se  per ora solo parzialmente, lo spazio fisico con un ambiente virtuale in cui, di fatto, il centro è in ogni luogo poiché l’accesso è garantito ovunque, al letto del malato, tramite il portale di reparto od il palmare, come a casa connettendosi ad un proxy server con una password.

Va da sé che con l’avvento di Internet anche il ruolo del documentalista è cambiato poiché è cambiato nella sostanza il modo di fare ricerca da parte degli utenti che hanno la possibilità di accedere incondizionatamente alla rete, che forse anche per questo sono a rischio di una sovraesposizione informativa e che spesso appaiono disorientati nella fitta giungla della produzione scientifica.

Nella nostra esperienza tale figura ha svolto una funzione pedagogica preminente consentendo, attraverso un  percorso di formazione evidence based durato anni, il passaggio da una modalità di ricerca totalmente demandata alla figura storica del bibliotecario ad una autodeterminata dal professionista.

Grazie al suo lavoro molti medici ed infermieri sono diventati investigatori esperti di banche dati bibliografiche e a loro volta dei moltiplicatori di sapere e di cultura poiché, al di là di ogni attesa, hanno trasferito molte delle conoscenze e dei metodi di ricerca acquisiti durante i seminari di formazione all’interno dei reparti e nella quotidianità.

Evoluzione negli anni del servizio

 

Alla sua nascita, avvenuta nel 2003, il Centro ha ereditato il ricco, ancorché in alcune parti lacunoso, patrimonio bibliografico preesistente, comprendente anche riviste di elevato interesse storico e culturale, ma di ormai scarso valore scientifico alcune delle quali risalenti alla prima metà degli anni 40, anni di fondazione dell’Ospedale.

Oltre a quello in periodici e volumi, vi era un lascito forse ancora più difficile da riordinare, ovvero, quello legato alle consuetudini tipiche di ogni ospedale di vecchio stampo abituato, inutile negarlo, a selezionare le riviste anche sulla base delle preferenze o attitudini peculiari del singolo professionista, oltre che sull’onda della moda del momento o, più prosaicamente, della convenienza economica.

La lievitazione della relativa voce di spesa avvenuta negli anni dell’abbondanza e la congestione degli archivi, di sempre più difficile e costosa manutenzione, hanno evidentemente imposto, in anni più recenti di austerità, una razionalizzazione del servizio.

In prima battuta, si è definito un piano annuale degli abbonamenti che tenesse conto oltre che degli indici di qualità delle riviste (la scelta è caduta su quelle con impact factor almeno superiore a  2), del loro effettivo livello di consultazione da parte degli utenti.

A ciò ha fatto seguito la graduale, ma pressoché integrale, sostituzione delle riviste in formato cartaceo con quelle in formato elettronico.

Ciò, pur producendo un sensibile risparmio di denaro e di spazi, non ha costituito un limite alla disponibilità effettiva di periodici che, anzi, è addirittura aumentata grazie agli abbonamenti alle collezioni e, soprattutto, con la partecipazione dell’Azienda al circuito delle strutture sanitarie associate del Sistema bibliotecario biomedico lombardo (SBBL) che, tra l’altro, garantisce attraverso rapporti di interscambio un servizio gratuito di document delivery (tabella 1).

La biblioteca on line comprende anche una selezione delle banche dati e delle riviste open access più qualificate (Biomedcentral, Free Medical Journals, Directory of open access journal).

 

Tabella 1 – Offerta negli anni di periodici scientifici e trend della spesa.

  2003 2004 2005 2006 2007 2008
riviste in formato cartaceo               347               252               211               143               128               116
    

riviste on line

    

              704            1.344            2.702            2.855            6.745
spesa annuale in Euro        216.188        170.554        110.486          90.211          85.470          78.210

 

La maggiore offerta e fruibilità del servizio hanno determinato una crescita costante del livello di consultazione delle banche dati e del full text che, come si evince dalle tabelle 2 e 3, si attesta oggi su valori decisamente ragguardevoli.

 

Tabella 2 – Ricerche bibliografiche effettuate nel 2008.

Banca dati consultata Numero di ricerche bibliografiche
Medline 44.318
Cochrane 2.906
Cinahl 13.365
Totale 60.589

 

Dynamed 3.013
Micromedex 6.623
Codifa 16.863

 

Tabella 3 – accessi al full text

Accessi 2003 2004 2005 2006 2007 2008
Totali 14.642 21.396 32.054 36.922 47.929 59.909
Pro capite 20 29 43 45 59 73

 

Ovviamente questi risultati non si sarebbero potuti ottenere senza una radicale modernizzazione del sistema informativo di supporto che, oggi, è in grado di garantire la consultazione sia sul luogo di lavoro e, in alcuni casi addirittura al letto del malato, sia dall’esterno attraverso una connessione remota (proxy server) alla biblioteca o direttamente alla rivista in abbonamento, previa preventiva autorizzazione ed abilitazione degli utenti.

Le statistiche sui livelli di consultazione evidenziano che gli utilizzatori sembrano privilegiare nella misura dell’81% quest’ultima modalità di fruizione rispetto alla forma tradizionale con una durata media della connessione “fuori orario di servizio” superiore a trenta minuti nel 56% dei casi e ad un’ora nel 43% dei casi.

La ricerca all’interno del sito è favorita non soltanto da un accesso per così dire ubiquitario, ma anche da strumenti di metanavigazione e da menu di ricerca estremamente semplificati e fruibili.

In generale, i primi per quanto ben progettati, possono infatti rivelarsi insufficienti al reperimento veloce e affidabile della informazione da parte dell’utente, che può avere anche la necessità di contattare il sito (cioè l’organizzazione) sulla base di una informazione reperita durante la navigazione oppure nel caso in cui una informazione non sia presente.

Per mettere a disposizione dell’utente strumenti di aiuto pronti all’uso è stata, pertanto, riservata in ogni pagina una zona, posta in testa, contente elementi per la comunicazione rapida e le funzionalità di base.

Fermo restando che in generale gli strumenti di metanavigazione sono di carattere discrezionale, ve ne sono, a nostro avviso, alcuni più utili di altri e che, pertanto, dovrebbero essere sempre previsti già in fase di progettazione.

Nel merito dei contenuti specifici del sito, il menu di ricerca contiene le funzioni di ricerca libera per autore, titolo, soggetto e descrizioni di classificazione, di ricerca di base e avanzata (figura 1).

Il sito comprende inoltre una sorta di repository degli articoli pubblicati dai dipendenti e una selezione dei casi clinici più significativi e di largo interesse a testimonianza di una politica di sviluppo della cultura scientifica  aziendale proattiva e partecipata; non a caso è stato concepito un collegamento senza soluzione di continuità con la sezione intranet relativa alla formazione ed all’aggiornamento del personale.

 

Il futuro

 

Non vi è dubbio che la smaterializzazione dei documenti, resa possibile dalla informatizzazione, porti ad un decentramento e ad una condivisione della conoscenza che inevitabilmente influiscono non soltanto sul modo di fruire del servizio da parte degli utilizzatori finali, ma anche sul servizio stesso che, di qui ad un futuro speriamo prossimo, potrà essere concepito non più come una entità monocentrica e per sua natura statica, ma come una sorta di snodo informativo collocato all’interno di un sistema in rete intrinsecamente dinamico grazie al quale sarà possibile condividere risorse materiali ed immateriali nell’ottica di uno sviluppo delle economie di scala e di scopo.

Nella nostra esperienza non è un caso che tale processo sia coinciso con la dissoluzione degli spazi fisici delimitati dei reparti, vieppiù sostituiti da spazi aperti, seppure connotati da gradienti di intensità assistenziale, in vista di una radicale modificazione dell’organizzazione del lavoro, del percorso di cura e persino e forse soprattutto, del modo di pensare che per aprirsi alle novità ed alle opportunità della modernizzazione dovrà essere sempre meno autoreferenziale e sempre più dialettico e pronto al confronto.

Spingendoci più in là possiamo immaginare che il futuro delle nuove biblioteche virtuali sia quello di portare alla condivisione multicentrica del patrimonio bibliografico e delle conoscenze. In questo senso stiamo già sperimentando e progettando nuove formule di collaborazione/cooperazione quali le convenzioni, i consorzi ed i servizi bibliotecari hub and spoke.

Nel primo caso, la convenzione fra la nostra Azienda e la AULSS 6 di Vicenza si è rivelata essere molto  proficua e convincente sia sotto il profilo economico, sia rispetto alla possibilità di interscambio di servizi e prestazioni di alto contenuto specialistico.

Allargando il fuoco si potrà pensare a forme “consortili” in cui più aziende sanitarie uniscono le forze per coordinare e regolare iniziative comuni, sotto l’egida delle istituzioni sovraordinate, come nel caso del SBBL, o sotto forma di aggregazioni spontanee.

Il passo successivo potrà essere addirittura quello teorizzato nel modello hub and spoke con un “centro di eccellenza” delle competenze in materia di catalogazione delle riviste e degli e-book, di ricerca bibliografica e di formazione sul campo e con presidi satellitari che garantiranno funzioni, altrimenti ad oggi non vicariabili, di supporto locale alle ricerche.

 

Figura 1 – Strumenti di metanavigazione e menù di ricerca

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Elisabetta Masturzo, Roberto Cosentina, Gianfranco De Gregoris, Claudio Minella, Gloria Innocenti, Carlo Nicora.

 

A.O. Ospedale Niguarda Ca’ Granda di Milano

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